Mantenga un registro de auditoría completo de cada carga

Responda cualquier disputa, reclamación o cuestión legal sobre una carga desde la página de la carga, en una sola sesión: cada actualización, mensaje, hora de parada, cambio de propietario y respuesta del TMS, con fecha y hora, y atribuidos a una persona o a un sistema. Los equipos piden «un registro de auditoría completo de cada carga» y acabar con la idea de que «quien grita más fuerte recibe la atención». El registro se crea automáticamente siempre que el trabajo se realice en TrackFlo; esta guía explica dónde se encuentra cada registro y qué hábitos ayudan a mantenerlo completo.

Lo que necesita

• Los rastreadores deben actualizar las cargas en TrackFlo en lugar de hacerlo directamente en el TMS.

• Las reglas de Outreach deben estar activadas si desea que las conversaciones con conductores y transportistas se capturen palabra por palabra.

Configúrelo

1

Actualice en TrackFlo, no en el TMS

Una actualización escrita directamente en el TMS no tiene historial en TrackFlo ni una conversación asociada. Una actualización introducida aquí tiene ambas cosas y sigue llegando a su TMS.

2

Registre las horas de parada como actualizaciones de parada

Un comentario es una nota; una actualización de parada es una llegada o salida con fecha y hora que también llega al TMS y respalda cualquier reclamación por detención o puntualidad.

3

Envíe correos electrónicos a los transportistas desde la carga

Use Conversación por correo electrónico con el transportista y Enviar correo electrónico al transportista en la página de la carga, para que lo que se dijo al transportista y cuándo se dijo aparezca junto a lo que indicó el conductor.

4

Deje que Outreach haga las preguntas

La respuesta de texto de un conductor se captura literalmente en la carga. Una llamada telefónica que un rastreador hizo desde su escritorio solo se captura con el nivel de detalle con el que este la haya resumido.

5

Gestione los problemas, no los elimine

Gestionar un problema mantiene la excepción en el historial de problemas junto con la decisión de seguimiento, de modo que la historia de la carga permanezca intacta.

Dónde se encuentra cada registro

Todo se encuentra en las pestañas de historial situadas en la parte inferior de la página de la carga:

• Historial de actualizaciones: cada actualización enviada al TMS, con el usuario, la hora y la respuesta del TMS.

• Todas las actualizaciones: la cronología de ubicaciones y eventos, incluidos los avisos de seguimiento y los cambios de estado del TMS, con el origen de cada uno.

• Historial de problemas: cada excepción, cuándo se identificó, quién era responsable de la carga y cómo se resolvió o gestionó.

• Historial de asignaciones y Historial de acciones: quién era responsable de la carga y cuándo cambió la responsabilidad, además de las acciones que realizaron las personas en ella.

• Historial de automatización de Outreach: cada SMS, correo electrónico y llamada de voz de AI automatizados, con la respuesta y la indicación de si se aprobaron los datos extraídos.

• La tabla Paradas contiene las horas de llegada y salida, y la pestaña Documentos contiene el POD, junto con quién lo cargó y cuándo.

Cuando las cosas no salen según lo previsto

Mídalo

• Una disputa se responde desde la página de la carga en una sola sesión: las horas de parada, el mensaje del conductor, la actualización del rastreador y la aceptación del TMS, todo con fecha y hora.

• Cada carga facturada por detención muestra la llegada y la salida en la tabla Paradas, así como una conversación o actualización dentro del intervalo de permanencia.

• Las conversaciones sobre el rendimiento citan el historial de problemas y los cuadros de mando del turno, en lugar de centrarse en quién se quejó.

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