Los conductores entregan la documentación al equipo de despacho. Si el paso del conductor nunca se completa, el paso de correo electrónico al transportista es el que funciona, y necesita que haya un contacto de POD guardado.
Recopile los POD en un plazo de 24 horas
Actualizado hace 5 días
Automatice el seguimiento de los comprobantes de entrega, asigne la documentación pendiente a su propio tablero y mida cuánto tardan realmente en llegar los POD. Por lo general, los transportistas tienen contratado enviar un POD en un plazo de 24 horas, pero rara vez lo hacen; los equipos nos cuentan que reciben respuestas «entre el 60 y el 75 % de las veces» y que el resto se persigue manualmente, con «mucho contacto manual y algo de contacto automatizado». Con la regla Get POD, el seguimiento se ejecuta automáticamente durante un máximo de 72 horas después de la entrega y se detiene en cuanto llega un POD.
Lo que necesita
El rol de Admin.
La opción Outreach Rules Enabled? debe estar activada en la pestaña Outreach Settings de Company Settings.
Un contacto de POD para cada transportista, para que el paso de correo electrónico llegue a quien tiene la documentación.
Configúrelo
1
Active Get POD
En AI Automation Outreach Rules, active Get POD en Post-Delivery. La regla solicita el POD al conductor por SMS y después al transportista por correo electrónico, durante un máximo de 72 horas después de la entrega. El segmento predeterminado incluye todas las cargas; añada segmentos para los clientes que necesiten una frecuencia diferente.
2
Guarde el contacto de POD de cada transportista
Establezca un Primary POD Contact en las preferencias de seguimiento de cada transportista, para que el paso de correo electrónico llegue a la persona que realmente tiene la documentación.
3
Establezca un horario de silencio
Una solicitud de POD a medianoche suele ignorarse. Con un horario de silencio configurado, la secuencia retiene el paso hasta que finaliza el intervalo, en lugar de omitirlo.
4
Revise los documentos y después confíe en ellos
Los conductores pueden responder con una foto en formato PDF, JPEG, PNG, TIFF, HEIC o HEIF, y nosotros la convertimos a PDF. Active Scan Inbound PODs with AI en Outreach Settings (está desactivado de forma predeterminada) para comprobar que cada página sea un POD de la carga correcta. Las cargas esperan en la pestaña POD Upload Approval del tablero Data Approval hasta que alguien las aprueba, o se autorizan automáticamente cuando establece un umbral para Net New / POD Upload.
El flujo de trabajo Proof of Delivery muestra el estado del POD de cada carga que está a punto de entregarse o que ya se entregó, para que quien haga el seguimiento de la documentación vea únicamente la documentación. Cargue desde la página de la carga un POD que haya recibido fuera de TrackFlo y se enviará a su TMS.
Cuando las cosas no salen según lo previsto
Los conductores nunca envían el POD
Un recibo de carga o un comprobante de báscula no aparece en la carga
Solo el POD se archiva en la carga. Los demás documentos que lleguen con una respuesta permanecen adjuntos a ese mensaje en el historial de la carga.
Aprobar los POD uno por uno le está ocupando todo el día
Después de que unas semanas de filas de auditoría estén marcadas como Correct, aumente el umbral de POD Upload. Con el escaneo de IA activado, el escaneo ya habrá comprobado el número de carga.
Mídalo
Las tarjetas de resumen del flujo de trabajo Proof of Delivery contabilizan Delivered - POD Complete, Delivered - POD Pending y Not Delivered Yet; Pending se mantiene bajo y Complete aumenta hasta acercarse a la proporción de transportistas que pueden enviar una foto.
El indicador sends · 7d de la regla Get POD es alto y las métricas de sus segmentos muestran respuestas: el seguimiento se realiza sin necesidad de un rastreador.
La pestaña POD Upload Approval se vacía a diario y después se reduce a medida que el umbral de aprobación automática empieza a aplicarse.
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