Recupere los importes de detention y los cargos accesorios

Detecte el tiempo de espera mientras ocurre, registre horas de llegada y salida que resistan una disputa y encuentre la detention que cumplía los requisitos, pero que nunca facturó. La pérdida de ingresos por detention ocurre en dos situaciones: cuando el conductor espera tres horas y nadie lo registra, y cuando sí factura el cargo, pero el cliente lo disputa porque los horarios no son fiables. Los prospectos lo describen como «encontrar dónde se pierde el dinero y tapar los agujeros», y uno nos dijo: «No hay nada que me moleste más que las pérdidas por detention».

Lo que necesita

• Un Admin que configure el umbral de detention y active las reglas de contacto.

• El tiempo gratuito contratado y el periodo de gracia, para que el reloj de detention de TrackFlo coincida con sus acuerdos.

• Trackers que registren las horas de parada en TrackFlo en lugar de hacerlo directamente en el TMS.

Configúrelo

1

Haga coincidir el reloj de detention con sus contratos

Configure el umbral de detention en cada nivel de servicio (90 minutos de forma predeterminada), antes de que termine su tiempo gratuito, para enterarse del tiempo de espera mientras aún puede actuar. Configure el umbral y el periodo de gracia que utiliza Detention Audit en los ajustes de Service Thresholds, dentro de General Settings.

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Trabaje en la pestaña Dwell Risk en cada turno

Dwell Risk muestra cada carga que permanece en una parada más allá del umbral, incluidos los conductores que llegaron tarde. Su columna y mosaico Detention Eligible marcan las cargas que puede facturar, cuando el conductor llegó dentro del intervalo de la cita. Los equipos responsables de los cargos accesorios pueden activar Include Dwell Workflow en Navbar Configuration para mostrar una página dividida en las pestañas Origin y Destination.

3

Deje que el contacto haga el seguimiento

Dwell Time Check pregunta al conductor qué ocurre después de 90 minutos en una parada y sigue comprobándolo durante un máximo de 12 horas. Arrival confirmations confirman que el camión realmente está allí 15 minutos después de registrar una llegada. Una respuesta del conductor que mencione detention o tarifas de lumper genera una señal de riesgo Detention Fees, que puede enviar un correo electrónico a su equipo de cargos accesorios en cuanto se detecta.

4

Registre horarios que puedan respaldarse

Registre la llegada y la salida como actualizaciones de parada en TrackFlo, donde quedan marcadas con fecha y hora, atribuidas y sincronizadas con su TMS, junto al mensaje del conductor en el historial de la carga. Al cumplirse dos horas, envíe un correo electrónico al cliente desde la actualización de la carga con Add myself as CC para conservar una copia de lo enviado y de cuándo se envió.

5

Encuentre los importes que nunca facturó

Cada semana, abra Detention Audit en Service Excellence, una vista en importes de cada carga que cumplía los requisitos para detention. Ordene por exposición, empiece por el cliente más grande y abra su Customer Deep-Dive para consultar el tiempo de espera en las instalaciones, que sirve como punto de partida para la conversación. Use la pestaña Facility Detention para encontrar los cargadores y receptores que generan tiempo de espera entre clientes; esa es una conversación sobre tarifas, no sobre facturación.

Cuando las cosas no salen según lo previsto

Mídalo

• La pestaña Dwell Risk se deja vacía al final de cada turno, y disminuye el tiempo entre la llegada y el primer contacto con el conductor.

• Cada carga de detention facturada tiene actualizaciones de parada de llegada y salida, y al menos una actualización de carga o un mensaje del conductor dentro del intervalo de tiempo de espera.

• La estimación de pago de Detention Audit se revisa semanalmente, y se reduce la diferencia entre las cargas que cumplen los requisitos y las cargas facturadas.

Recetas relacionadas

Documentación del producto

Los clientes pueden iniciar sesión para abrir las guías completas:

• Trabaje en la pestaña Dwell Risk

• Detention Audit

• Risk Signals Board

• Stop Updates

• Customer Service Scorecards