Logre que todas las cargas tengan seguimiento antes de la recogida

Haga que TrackFlo solicite al transportista los datos del conductor y del seguimiento, y envíe un mensaje de texto al conductor antes de la recogida, para que las cargas lleguen al remitente con el seguimiento ya activo en lugar de convertirse en una mañana de llamadas de seguimiento. Los equipos nos dicen: «queremos estar al 100 %, queremos tener todas y cada una de las cargas en seguimiento» y que «nos pasaremos toda la mañana haciendo seguimiento todos los días». Tres reglas de contacto cubren el periodo previo a la recogida y se detienen automáticamente cuando obtienen lo que solicitaron.

Lo que necesita

• El rol de Admin.

• La opción Outreach Rules Enabled? debe estar marcada en la pestaña Outreach Settings de Company Settings. Está desactivada hasta que usted la active y no se envía ninguna regla mientras esté desactivada.

• Una cita de recogida para cada carga y un correo electrónico del transportista registrado para que la solicitud tenga un destinatario.

Configúrelo

1

Solicitar al transportista los datos de seguimiento

Abra AI Automation > AI Automation Outreach Rules y, en Pre-Pickup, active Collect Tracking Info. Desde 4 horas antes de la recogida hasta 24 horas después, envía un correo electrónico al transportista para solicitar el conductor, el camión, el remolque, el teléfono y el enlace de seguimiento en cualquier carga que no tenga ninguno de esos datos, y hace un seguimiento una hora después si nadie responde. La secuencia se detiene cuando la respuesta del transportista proporciona datos aprobados del conductor.

2

Dé la bienvenida al conductor

Active Driver Welcome Message. En cuanto una carga tenga el teléfono del conductor, dentro del mismo periodo, le envía un mensaje de texto con el número de carga, la recogida y la entrega, y le solicita su ubicación y la hora estimada de llegada a la recogida. Cualquier respuesta cuenta como éxito.

3

Confirme al conductor antes de la recogida

Active Pre-Pickup Update para ponerse en contacto con el conductor 2 horas antes de la recogida, primero por SMS, después mediante voz con IA y luego por correo electrónico, hasta recibir una ubicación.

4

Ajuste el horario, las horas de silencio y el texto

Al activar una regla, se crea un segmento activo de All Loads con nuestros pasos predeterminados. Seleccione Edit en el segmento para cambiar su horario, establecer Quiet Hours o modificar el texto; use Add Segment para asignar un horario diferente a determinados clientes o transportistas. Los mensajes de texto tienen un límite de 160 caracteres una vez que se completan los merge tags, y el editor cuenta los caracteres mientras usted escribe.

Antes del primer mensaje de texto al conductor, enviamos una introducción de una línea en la que se menciona su empresa y se incluye «Reply STOP to opt out». Si un conductor responde STOP, no se le vuelve a enviar ningún mensaje de texto. Las cargas que su TMS marca como no contactables se omiten en todas las reglas.

Cuando las cosas no salen según lo previsto

Mídalo

• La tarjeta de cada regla muestra sends · 7d, y Outreach Rule Metrics indica con qué frecuencia cada una alcanzó su objetivo: guardar los datos del conductor en su TMS o recibir una respuesta del conductor.

• Los recuentos de Missing Tracking Info y Dispatch Needed de su panel disminuyen, y las cargas llegan a la recogida cuando ya se está recibiendo una ubicación.

• La pestaña Outreach Automation History de la página de la carga muestra todos los mensajes y respuestas de una sola carga.

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Documentación del producto

Los clientes pueden iniciar sesión para abrir las guías completas:

• Cómo funcionan las reglas de contacto de IA

• AI Automation Outreach Rules

• Quiet Hours