Los umbrales siguen con sus valores predeterminados o hay demasiadas excepciones activadas. Un tablero completamente rojo enseña a los trackers a ignorar el rojo. Relaje los umbrales para los envíos de gran volumen y desactive las excepciones que nadie gestiona.
Trabaje las excepciones en lugar de hacer llamadas de seguimiento
Actualizado hoy
Deje que la automatización recopile las actualizaciones rutinarias, que los niveles de servicio determinen qué cuenta como un problema y que los trackers trabajen únicamente las cargas que hayan superado un umbral. Una agencia de transporte resumió el objetivo así: «no estamos aquí para revisar todo, sino para identificar las excepciones y comunicarnos con anticipación». Otra midió que sus representantes de operaciones dedicaban el 80 % de su tiempo a llamadas de seguimiento, portales y papeleo, y quería acercar esa cifra al 60 %. Esta receta conecta las piezas en el orden necesario para lograrlo.
Lo que necesita
Un Admin que active las reglas de contacto y ajuste los niveles de servicio.
Outreach Rules Enabled? activada en la pestaña Outreach Settings de Company Settings.
Trackers que trabajen desde el tablero Active Loads.
Configúrelo
1
Active una regla de recopilación
Empiece con una sola regla y deje que los trackers vean durante una semana cómo las respuestas se convierten en actualizaciones de carga antes de añadir la siguiente. Collect Tracking Info envía un correo al transportista para solicitar información de seguimiento desde 4 horas antes de la recogida hasta 24 horas después; Pre-Pickup Update confirma al conductor 2 horas antes de la recogida; Stale Location Check solicita una ubicación cuando no se ha recibido ninguna durante 4 horas. Pre-Pickup Update y Stale Location Check escalan de SMS a voz mediante IA y luego a correo electrónico. Cada regla se detiene en cuanto se cumple su objetivo. Configure las horas de silencio en cada segmento desde el primer día; un mensaje de texto a las 3 de la madrugada es la forma más rápida de perder a un transportista.
2
Ajuste los niveles de servicio para que el rojo signifique rojo
Los umbrales de retraso, variación de la hora estimada de llegada (ETA), riesgo de detention y tiempo estacionario se encuentran en el nivel de servicio, y una carga Drop Trailer no debería marcarse de la misma forma que una carga Reefer. Empiece con entre 6 y 8 excepciones que su equipo pueda resolver cada día y añada más cuando el tablero esté bajo control.
3
Trabaje en Action Needed, no en la lista de cargas
Los trackers trabajan en la pestaña Action Needed de Active Loads, donde cada carga muestra su Top Current Issue. Triage convierte esa pestaña en una cola para los equipos que quieren dejarla en cero.
4
Aparte lo que ya gestionó con Manage Issue
Una carga que ya gestionó pero no puede cerrar permanece en el tablero hasta la hora que usted establezca, por lo que deja de competir por su atención.
5
Alerte a las personas que no están supervisando
Configure Exception Alerts en Service Excellence para enviar Late to Delivery al equipo de atención al cliente y Detention Risk al equipo de cargos adicionales por correo electrónico, en cuanto aparezcan.
La automatización nunca cambia por sí sola el estado de una carga en su TMS. Las respuestas extraídas esperan en el tablero Data Approval hasta que una persona las aprueba o usted eleva el umbral de aprobación automática para ese tipo de datos.
Cuando las cosas no salen según lo previsto
Todo el tablero está en rojo
Los trackers no confían en las respuestas
Se activaron demasiadas reglas a la vez, por lo que nadie puede saber qué regla generó cada respuesta. Vuelva a dejar una sola regla activa y añada las demás con una semana de diferencia.
Un transportista con demasiada actividad dificulta la lectura del tablero
No lo oculte con Tracking Board Exclusions. Un transportista que genera excepciones constantemente es una señal real, y excluirlo oculta sus problemas de servicio mientras estos siguen llegando a sus clientes.
Los trackers nuevos siguen leyendo el tablero de arriba abajo
Establezca la expectativa desde el primer día: abra Action Needed, trabaje la incidencia principal y gestione lo que ya se atendió.
Mídalo
El Fully Compliant Count de Current Team Performance aumenta: hay más cargas cuyo seguimiento se realiza correctamente y sin excepciones abiertas.
El número de Action Needed al inicio del turno disminuye semana tras semana.
Outreach Rule Metrics muestra los envíos por regla, y el panel Human & AI Automation Performance muestra la proporción de actualizaciones que procedieron de la automatización en lugar de una persona.
El Actual Update Count per hour de los trackers en sus tarjetas de puntuación del turno se mantiene estable mientras aumenta su número de cargas.
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Get Every Load on Tracking Before Pickup
Solicite automáticamente al transportista los detalles de seguimiento y envíe un mensaje de texto al conductor antes de la recogida.
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