Los destinatarios deben tener el dominio de correo electrónico de su empresa. Envíe el informe al representante y pídale que lo reenvíe, o invite al cliente a TrackFlo como Customer User.
Envíe por correo electrónico a sus representantes un informe diario de entregas para cada cliente
Actualizado hoy
Cada mañana de lunes a viernes, el representante de cada cliente recibe un informe de Excel con las próximas entregas de ese cliente, listo para reenviarlo antes de que el cliente lo solicite. Los equipos nos dicen: «cuatro clientes le piden una actualización sobre algo y eso interrumpe un poco su flujo de trabajo». El informe programado reemplaza la hoja de cálculo que alguien prepara manualmente cada mañana, y cada número de carga incluye un enlace a la página pública de seguimiento de la carga.
Lo que necesita
Una cuenta de usuario de tipo Admin, Internal User o Tracking User. Los administradores abren Service Excellence > Scheduled Reports; los demás roles usan el ícono del avión de papel en la barra superior cuando un administrador activa Include Scheduled Reports.
Destinatarios con el dominio de correo electrónico de su empresa. Los informes se envían a su equipo, que los reenvía al cliente.
Configúrelo
1
Agregue una programación
En Scheduled Reports, abra la pestaña Scheduled y seleccione + Add Schedule. Establezca Report Type en Upcoming Customer Delivery Report.
2
Elija el cliente
Seleccione Customer Name en la lista, que muestra cuántas cargas tiene cada nombre en su tablero. Cada programación corresponde a un solo cliente, así que agregue una programación por cada cliente sobre el que genere informes.
3
Defina cuándo y a quién
Deje Frequency en Daily, que envía los informes de lunes a viernes. Establezca Send Time (CT); el valor predeterminado es las 7:00 a. m., hora central, en punto o a y cuarto. Introduzca los representantes en Recipient Email(s), separados por comas, y luego seleccione Add Schedule.
4
Envíe una muestra
Seleccione el botón del avión de papel en la fila de la programación (Send Sample to Recipients) para enviarla ahora y revisar el contenido antes del primer envío de la mañana.
El informe incluye todas las cargas cuya cita de entrega es hoy o posterior, ordenadas por el final de la ventana de entrega, con PO Number, Load Number, Status, Latest Location, Origin, Destination y Delivery Window End.
En la misma página se programan otros tres informes relacionados: Customer Active Loads (todas las cargas activas de un cliente), Account Manager Report (una pestaña por cliente para la cartera de un administrador de cuentas) y Issues Report (todas las cargas del tablero con una excepción abierta, para los administradores de cuentas o clientes que indique).
Cuando las cosas no salen según lo previsto
Se rechaza la dirección del cliente
El informe llegó con una tabla vacía
El nombre del cliente no coincide con el nombre de sus cargas. Selecciónelo en la lista en lugar de escribirlo para que la ortografía coincida.
No llegó ningún informe el sábado
Los envíos diarios se realizan de lunes a viernes. Use Weekly para obtener un resumen del fin de semana.
Mídalo
La pestaña Metrics de Scheduled Reports muestra el historial de envíos de su empresa.
Disminuyen los correos electrónicos de los clientes preguntando por el estado, porque la lista de entregas llega a la bandeja de entrada del representante a las 7 a. m. y a la del cliente poco después.
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