Está actualizando la información en el TMS en lugar de TrackFlo, o su horario no tiene activado Shift Objective On.
Exija responsabilidades al equipo de tracking con KPI reales
Actualizado hoy
Asigne un responsable a cada carga, evalúe cada turno según los objetivos y haga una revisión semanal de cinco minutos basándose en los datos, no en las quejas. Los líderes nos dicen que «nunca hemos podido cuantificar ni proporcionar un KPI a esas personas», que «es difícil saber quién lo está haciendo semana a semana» y que el rendimiento se evalúa según «cuántas quejas recibimos de nuestros representantes de cuenta». Esta receta configura horarios responsables del trabajo, objetivos para evaluarlo y los informes que sustentan la revisión.
Lo que necesita
El rol de Admin.
Assignment Mode configurado como Schedule-Based en Company Settings.
Una semana de trackers trabajando en TrackFlo antes de empezar a evaluarlos.
Configúrelo
1
Asigne un responsable a cada carga
Coloque cada tracker en un Assignment Schedule. El motor se ejecuta cada dos minutos, mantiene las cargas de un carrier con el tracker que ya las tiene y las redistribuye cuando un tracker tiene más de cuatro cargas de ventaja sobre otro. Si los trackers son responsables de determinados clientes o existe una división entre recogida y entrega, añada un filtro de asignación a su horario.
2
Establezca objetivos para los turnos
Active Shift Objective On en cada horario y configure Target Updates Per Hour (recomendamos entre 5 y 15) y Target Unmanaged Issue Percentage (entre 20 y 30). Cada turno obtiene una tarjeta de resultados que muestra on Track o at Risk cada hora mientras está activo, y que se marca como Shift Objectives Met o not Met cuando finaliza.
3
Haga la revisión semanal
En Team Metrics, consulte estas tres páginas en orden:
Shift Metrics Over Time: la pestaña Past Week muestra los resultados de los turnos de cada tracker por fecha. Empiece por los turnos marcados como not Met y, después, use All Shifts para consultar las horas, la mediana de cargas y los valores reales frente a los objetivos.
Team Performance Ranking: muestra la actividad individual a lo largo del tiempo para distinguir una mala semana de un patrón.
Tracking Workload Management: muestra si las personas que no alcanzan el objetivo estaban asumiendo más de la parte que les correspondía.
4
Entregue la revisión
Programe el informe Shift Metrics & Adoption (el horario predeterminado es de lunes a viernes a las 07:00; ajuste los días y la hora según sea necesario) para que la información de la última semana y del último mes llegue por correo electrónico, independientemente de que alguien abra la página.
Solo se evalúa el trabajo realizado en TrackFlo. Si un tracker actualiza la información en su TMS por costumbre, aquí parecerá inactivo, sin importar cuánto haya trabajado. Si todo un equipo no alcanza los objetivos durante un mes de turnos, compruebe esto antes de evaluar a las personas.
Cuando las cosas no salen según lo previsto
La tarjeta de resultados de un tracker aparece vacía o con una puntuación baja
Los números de un aprendiz nunca aparecen en la clasificación
Exclude User from Performance Metrics? sigue activado. Desactívelo cuando termine el periodo de adaptación.
No se aplicó un cambio en el objetivo
El turno en curso conserva los objetivos con los que comenzó; los turnos posteriores aplican el cambio.
Un tracker siempre está por encima o por debajo del rango
Un tracker que está constantemente muy por debajo del equilibrio está siendo protegido; uno que está constantemente por encima está soportando una carga excesiva. Compruebe sus filtros en Assignment Schedules.
Mídalo
La tasa de turnos aprobados aumenta desde la primera semana evaluada y se estabiliza por encima del 80 %; los incumplimientos restantes tienen una explicación, no forman un patrón.
Actual Update Count per hour se mantiene dentro del rango objetivo. Un valor muy superior normalmente indica que se están registrando actualizaciones innecesarias para alcanzar una cifra; un valor muy inferior con un panel ordenado significa que el objetivo es demasiado alto para el volumen de trabajo.
Nadie redistribuye las cargas manualmente y Assignment Schedules muestra una ejecución reciente.
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