Abra Estado de la integración bidireccional y revise la pestaña Actualizaciones de TMS fallidas. Cada fila fallida muestra Estado, Código de respuesta del TMS, Mensaje de respuesta del TMS y la acción Reintentar actualización. Lea el mensaje de respuesta para saber por qué el TMS lo rechazó y, después, seleccione Reintentar actualización. Si la fila no aparece allí, el POD llegó al TMS y volver a cargarlo lo enviará dos veces.
Actualizaciones de POD
Actualizado hoy
Cargue un POD (comprobante de entrega) de una carga y TrackFlo almacenará el archivo y lo enviará a su TMS (sistema de gestión del transporte) en segundo plano. En esta página se explica qué puede introducir, cómo funciona la sincronización y qué debe comprobar cuando un POD nunca aparece en el TMS.
El POD es lo que necesita el equipo de facturación. Una carga puede entregarse, cerrarse y olvidarse, y aun así no se podrá facturar hasta que llegue este documento; por eso, hacer seguimiento de los POD es una de las pocas tareas de seguimiento directamente relacionadas con el cobro.
Dónde cargar un POD
Abra la carga y seleccione Cargar POD. El panel indica: Use esta página para cargar POD y enviarlos a su equipo financiero y TMS.
Campo | Detalles |
|---|---|
Archivos POD (se permiten varios) | Obligatorio. Cargue uno o más archivos. |
Comentario del POD (opcional) | Máximo de 500 caracteres. |
Formatos de archivo aceptados | PDF, JPG, PNG, HEIC. |
Tamaño máximo del archivo | 5 MB. |
Botón de envío | Cargar POD. |
HEIC aparece en la lista porque la mayoría de los POD llegan como una foto tomada con el teléfono del conductor. Puede cargar lo que envió el conductor sin convertirlo primero.
Revise el documento antes de cargarlo
Un POD solo cumple su función si alguien puede leerlo posteriormente. Los documentos de entrega fotografiados en la cabina suelen estar oscuros, inclinados o cortados en algún borde, y la firma y la fecha de entrega son precisamente las partes que se pierden.
Es mucho más fácil pedirle al conductor una segunda foto mientras todavía está en el muelle que intentar conseguirla una semana después, cuando el equipo de facturación rechace el documento.
Se permiten varios archivos, así que cargue todas las páginas, no solo la que contiene la firma.
Use el comentario para indicar lo que no muestra el documento
El comentario es el lugar para indicar cualquier circunstancia inusual: una falta registrada, daños, una firma ilegible o páginas que llegaron por separado. La persona que gestiona la factura verá el documento y su comentario, pero nada más sobre la entrega.
Cómo funciona la sincronización
Después de enviarlo, TrackFlo almacena el archivo y lo envía a su TMS como una tarea en segundo plano. En las configuraciones de Turvo, el POD llega a Turvo como un documento de tipo Proof of delivery.
No todas las configuraciones de TMS aceptan cargas de POD desde TrackFlo. En algunas configuraciones, el POD se envía por correo electrónico en lugar de enviarse al TMS.
Conviene saber cuál de las dos opciones utiliza su empresa. Si su configuración envía los POD por correo electrónico en lugar de enviarlos al TMS, buscar el documento en su TMS no dará ningún resultado y no habrá ningún problema.
Si un POD se guarda en TrackFlo pero no lo ve en el TMS, revise la pestaña Actualizaciones de TMS fallidas antes de volver a cargarlo. Un archivo que sí llegó al TMS podría acabar allí dos veces.
Los POD duplicados son peores que uno faltante: el equipo de facturación debe determinar qué versión es la válida, lo que lleva más tiempo que simplemente buscar el documento.
Cuando un POD no llega a su TMS
El POD se guarda en TrackFlo, pero nunca aparece en el TMS
El panel de carga rechaza el archivo
Compruebe el formato y el tamaño del archivo. El panel acepta archivos PDF, JPG, PNG y HEIC, con un tamaño máximo de 5 MB. Un archivo que no cumpla esos límites no se cargará.
La causa habitual de que un archivo sea demasiado grande es un escaneo de varias páginas. Dividirlo en páginas independientes y cargarlas juntas funciona, ya que se permiten varios archivos.
Si el mensaje de respuesta del TMS no explica el error, consulte Solucionar problemas de sincronización del TMS.
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Configuración del flujo de trabajo — periodo de consulta de POD y escaneo mediante IA
Configuración de contacto — dónde se envían los POD por correo electrónico
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